法的根拠
- 会計法 2015年
- 政令174/2016/NĐ-CP
- 政令41/2018/NĐ-CP
会計業務において、会計資料は取引や財務活動を記録・反映・保管する重要な資産です。しかし、自然災害や火災、不注意などの不可抗力によって、会計資料が紛失または滅失することがあります。この場合、会計単位は法律を遵守し、事業活動や関係者の権利に影響を与えないよう、適切な対応を取る必要があります。
内容の概要
1. 定義｜会計資料の紛失とその意味
2015年会計法第3条18項によると、「会計資料」とは、会計伝票、会計帳簿、財務諸表、管理会計報告書、監査報告書、会計検査報告書、その他会計に関連する資料を指します。会計資料は会計情報の検証・監査・照合の法的かつ実務的な基盤です。資料の紛失や滅失は、適切に対応しない場合、重大な結果を招く可能性があります。
2. 会計資料の紛失・滅失時の会計単位の対応
会計法2015年では、資料が紛失・滅失した場合、会計単位は直ちに以下の対応を取ることを義務付けています。
1) 確認・記録
- 紛失・滅失資料の数量と状況を確認し、記録します。
- 災害、火災等の原因を特定します。
- 関係する取引先や管轄当局に通知します。
2) 資料の復旧
- 資料が損傷していても復旧可能であれば、可能な限り復旧措置を講じます。
3) 複写の取得
- 関連する取引先や機関に連絡し、資料の複写を取得します。
- 複写資料に関係者の署名・印があることを確認します。
4) 資産の棚卸・資料の再作成
- 資産に関わる資料で復旧・複写が不可能な場合、関連資料を基に棚卸・集計を行い、資料を再作成します。
- 法律に従って正確で完全な資料を作成します。
また、会計単位は税務当局や管轄官庁に対し、資料の提供・説明責任を誠実かつ透明に果たさなければなりません。
3. 資料の保存期間
会計資料は使用・保存の間、完全かつ安全に管理する必要があります。会計単位は管理・使用・保存の規程を策定し、担当部門や会計担当者の責任を明確にする必要があります（ただし超小規模企業は規程策定は任意ですが、資料の完全・安全な保存義務はあります）。資料は系統的に分類・整理し、会計年度ごとにファイル化し、会計年度終了または会計業務終了後12か月以内に保管に回します。
保存期間は以下のとおりです：
- 少なくとも5年：管理・運営用資料（会計帳簿記載・財務諸表作成に直接使用しない伝票を含む）
- 少なくとも10年：帳簿記載・財務諸表作成に直接使用する伝票、帳簿、年次財務諸表
- 永久保存：歴史的価値や重要な経済・安全保障・国防に関わる資料
4. 資料紛失・滅失時の罰則
資料保存義務違反の場合、政令41/2018/NĐ-CPに基づき、違反の性質・程度に応じて行政罰が科されます：
- 警告：
・12か月以上保管に回さなかった場合
・資料を会計年度順に整理しなかった場合 - 500万～1,000万ドンの罰金：
・資料の不完全な保管
・資料の不安全な保管により紛失・滅失
・保存期間中の不適切な資料使用
・資料紛失・滅失後の棚卸・分類・復旧を行わなかった場合 - 1,000万～2,000万ドンの罰金：
・保存期間満了前の資料の不正な廃棄（刑事責任に至らない場合）
・廃棄委員会を設置しない、適正方法で廃棄しない、議事録を作成しない場合
※上記罰金は個人に対するものです。組織の場合、罰金額は2倍となります。
5. 結論
会計資料は財務管理の手段であるだけでなく、企業の重要な法的根拠です。資料紛失・滅失時、会計単位は法規に従った適正な処理を迅速に行うことで、透明性・誠実性を確保し、法的リスクを最小化することが求められます。厳格な手続きの履行は、企業の利益保護のみならず、関係当局や取引先からの信頼維持にもつながります。
6. Innopines 法律および会計に関する情報
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